Oggi vi volevo parlare di una nuova funzionalità di Office 365, che è stata aggiunta alla suite nella prima parte del 2015 e che è in continuo aggiornamento, un pò come tutta la piattaforma cloud di collaborazione.
Questa nuova funzionalità vede la possibilità di creare dei gruppi all'interno del vostro tenant Office 365.
"E che novità è questa?" direte voi.. :)
In effetti il concetto dei gruppi è presente da sempre nell'informatica, ma in questo caso viene utilizzato in una maniera particolare all'interno di Office 365.
Un gruppo Office 365 di base è sempre utilizzato per raccogliere uno o più utenti. L'aggiunta è data dal fatto che sono state modificate tutte le applicazioni presenti all'interno della piattaforma, per dare la possibilità agli utenti di condividere informazioni con i membri del gruppo.
Una volta creato un nuovo gruppo all'interno di Office 365, gli utenti possono condividere:
- Una inbox, per mail e discussioni
- Un calendario
- File tramite One Drive for Business
- Un blocco note One Note
E' stato quindi modificato Exchange online per fare in modo di dare un'interfaccia agli utenti del gruppo per ricevere mail in una mailbox condivisa e per fare conversazione, oltre alla possibilità di gestire un calendario condiviso con il gruppo.
E' stato infine modificato One Note, per dare la possibilità di gestire un blocco note condiviso con il gruppo.
Il tutto basato su funzionalità che SharePoint Online ha intrinseche da sempre. Sotto il concetto dei gruppi Office 365 infatti, non c'è nient'altro che un sito SharePoint con una document library e un gruppo Azure AD, utilizzato per aggregazione e per la gestione della security.
Rispetto a quanto avevamo con i team sites, le principali novità secondo me sono due:
- l'interfaccia è sicuramente molto più intuitiva e facile all'utilizzo
- è cambiato totalmente il concetto di aggregazione: non è più l'utente che viene aggiunto ad un repository di contenuti, ma è l'utente che si aggrega ad altri utenti e sfrutta le applicazioni a disposizione per condividere contenuti con il gruppo
Attenzione però: questo non vuol dire che i gruppi di Office 365 sono pronti per sostituire completamente i team sites. Assolutamente no. I team sites di SharePoint devono essere ancora la scelta principale per molti degli utilizzi che si fanno solitamente di un prodotto come SharePoint Online (gestione documentale, archiviazione, customizzazione grafica e funzionale).
I gruppi di Office 365 li vedono come un ottimo meccanismo di collaborazione. Magari crearli per dipartimento o per gruppi di interesse, ma non per progetto per intederci.
Queste le cose che invece non mi sono piaciute:
- per poter essere aggiunto ad un gruppo Office 365, l'utente deve avere una mailbox configurata su Exchange Online
- non c'è modo di personalizzare niente tramite API (ci sono solo API per la gesione dei gruppi, nient'altro)
- la document library con i file condivisi non ha le funzionalità avanzate con cui siamo soliti lavorare (content type, approvazioni, ecc..)
- mancano funzionalità fondamentali per la collaborazione come i task
- mancano di dinamicità. I gruppi dinamici di Azure sono un così bel concetto, che poteva essere applicato anche in questo caso
In ognii caso, questa è una di quelle funzionalità su cui Microsoft ha iniziato a spingere tanto, nonostante ad oggi permetta di sfruttare solamente le funzionalità di mail, conversazione, file, note e calendario.
Vi consiglio di tenere un occhio sulla roadmap delle modifiche ad Office 365:
http://success.office.com/en-us/roadmap